- 연동하면 매출 입력은 자동이지만, 은행 입금과의 대조는 자동이 아닙니다. Toast는 매일 매출 분개를 올리고 Square는 거래·수수료·입금을 가져오지만, 입금액은 매출과 늘 다릅니다.
- 정산 대조 계정(clearing account)을 먼저 만들어야 합니다. 카드 매출은 이 계정으로 들어갔다가 입금이 확인될 때 은행 계정으로 옮기고, 남는 차이는 수수료·팁·판매세로 설명합니다.
- 연동 전에 계정 매핑을 끝내야 합니다. Toast는 매핑되지 않은 항목이 있으면 그 날 분개가 올라가지 않으므로 매출 범주·할인·판매세·팁 계정을 먼저 정합니다.
식당 POS를 퀵북스에 연결하면 무엇이 자동으로 들어오나요?
매출·할인·판매세·팁이 날짜별로 자동 기록됩니다. 방식은 POS마다 다릅니다.
- Toast — Toast Web의 Sales Accounting Sync(또는 xtraCHEF 연동)가 영업일마다 매출 분개를 만들어 QuickBooks Online에 올립니다. 각 매장의 매출 항목을 GL(총계정원장) 코드에 지정해 두어야 분개가 올라갑니다.
- Square — Intuit의 Square Connector가 판매, 환불, 세금, 팁, 수수료, 입금을 퀵북스로 가져옵니다. 이전 버전인 Sync with Square는 종료되어 지금은 쓸 수 없습니다.
연동 범위와 요금(일부 연동은 유료 부가 기능입니다)은 POS 쪽 정책이 바뀔 수 있으니 계약 전에 각 업체 안내를 확인하세요.
그런데 왜 은행 입금액이 POS 매출과 안 맞나요?
입금액은 원래 POS 매출 보고서와 같지 않습니다. 손님이 결제한 날과 돈이 들어오는 날 사이에 아래 항목이 끼기 때문입니다.
| 차이 항목 | 입금액에 미치는 영향 | 장부에서 처리할 곳 |
|---|---|---|
| 카드 수수료 | 입금액이 줄어듦 | 카드 수수료 비용 계정 |
| 카드 팁 | 매출이 아닌데 입금에는 포함됨 | 미지급 팁(Tips Payable) 부채 계정 |
| 판매세 | 매출이 아닌데 입금에는 포함됨 | 미지급 판매세 부채 계정 |
| 기프트카드 | 판매 때는 입금만 늘고, 사용 때는 매출만 늘어남 | 기프트카드 부채 계정 |
| 현금 매출 | 입금 시점과 금액이 달라짐 | 금고 현금 계정 → 은행 입금 |
| 입금 시차 | 결제일과 입금일이 다름 | 정산 대조 계정 |
대조 계정 잔액이 0으로 돌아오지 않으면 무언가 빠진 것입니다. 환불, 차지백(카드 분쟁), 수수료 차감이 분개에 반영되지 않은 경우가 많습니다.
연동하기 전에 계정과목은 어떻게 짜 두나요?
연동은 매핑한 만큼만 정확합니다. 식당이라면 다음 구조가 기본입니다.
- 수익 계정 — 음식·주류·배달·케이터링처럼 보고 싶은 단위로 나눕니다. 원가율을 볼 때 식당 원가율 계산 방식과 맞아야 합니다.
- 할인·무료 제공(comp) — 매출을 줄이는 차감 계정(contra revenue)으로 따로 둡니다.
- 미지급 판매세·미지급 팁 — 수익이 아니라 부채입니다. 수익 계정에 섞이면 매출이 부풀려집니다.
- 결제 수단별 대조 계정 — 카드, 배달앱, 기프트카드는 각각 따로 둡니다.
- 카드 수수료 비용 계정 — 입금액에서 차감된 수수료를 여기에 기록합니다.
Toast는 POS 위치마다 매출 항목이 모두 GL 코드에 지정되어야 분개가 올라가고, 새 메뉴를 추가하면 매핑 안 된 항목 때문에 그날 분개가 멈출 수 있습니다. 메뉴를 바꿀 때마다 매핑 점검을 일정에 넣으세요.
연동 뒤에 월말에는 무엇을 대조하나요?
주 1회 15분 대조가 월말 몰아서 하는 것보다 훨씬 쉽습니다. 아래를 순서대로 확인합니다.
- 매출 총액 — POS 일일 보고서와 퀵북스 수익 합계가 같은지 봅니다.
- 대조 계정 잔액 — 입금이 확인되지 않은 금액만 남아 있어야 합니다.
- 판매세 — 퀵북스 미지급 판매세와 신고·납부 내역을 맞춥니다. 주별 세율 차이는 캘리포니아·네바다 판매세 정리를 참고하세요.
- 팁 — 카드 팁 총액과 급여로 지급한 팁이 일치하는지 봅니다. 신고 의무는 식당 직원 팁 세금신고, 고용주 FICA 세액공제는 FICA 팁 크레딧에서 다룹니다.
- 기프트카드·환불 — 판매와 사용이 부채 계정에서 서로 상쇄되는지 확인합니다.
팁이 있는 대형 식당(보통 직원 10명 초과)은 국세청(IRS)에 Form 8027(팁 소득 연간 신고서)을 내야 합니다. POS의 팁 데이터는 이 신고의 기초 자료이므로 장부와 일치해야 합니다.
자주 묻는 질문
Toast와 Square 중 어느 쪽이 퀵북스 연동에 유리한가요?
둘 다 퀵북스 온라인(QuickBooks Online)과 연결됩니다. Toast는 Toast Web의 Sales Accounting Sync가 매일 매출 분개를 올리고, Square는 Intuit의 Square Connector가 거래를 가져옵니다. 어느 쪽이든 매핑과 대조 계정을 잘못 잡으면 장부가 틀어지므로, 연동 방식보다 계정 설계가 결과를 좌우합니다.
연동하면 기장을 따로 안 해도 되나요?
아니요. 연동은 매출 입력을 자동화할 뿐입니다. 정산 입금과 매출의 차이 대조, 팁 지급·급여 처리, 판매세 신고 대조, 월말 마감 점검은 사람이 확인해야 합니다.
입금액이 매출보다 적게 들어오는 건 오류인가요?
대부분 정상입니다. 카드 수수료, 팁, 판매세, 기프트카드 증감, 현금 매출, 입금 시차가 매출과 입금 사이에 끼어 있기 때문입니다. 이 차이를 매일 분개로 설명하는 구조를 만들어 두는 것이 핵심입니다.
매장이 여러 개면 어떻게 연결하나요?
매장마다 POS 위치(location)를 퀵북스 회사 하나에 지정하고 같은 계정과목 체계로 매핑합니다. 매장별 손익은 퀵북스의 클래스나 위치 기능으로 나누는 것이 일반적입니다. 법인 구조에 따라 회사를 나눌지는 상담이 필요합니다.
지금 무엇부터 하면 되나요?
연동 버튼보다 계정 설계가 먼저입니다. 신규 매장이든 이미 운영 중인 매장이든 순서는 같습니다. 어느 주에 매장을 낼지 아직 정하지 않았다면 1분 무료 진단으로 시작해 보세요.
- 사용 중인 POS와 퀵북스 요금제, 매장 수를 정리합니다.
- 수익·부채·대조 계정과 수수료 계정을 먼저 만듭니다.
- POS 매출 항목을 계정에 지정(매핑)한 뒤 연동을 켭니다.
- 첫 2주는 매일 POS 보고서와 퀵북스를 대조해 오차 원인을 찾습니다.
- 안정되면 주 1회 대조와 월말 마감 점검으로 전환합니다.
POS 연동은 입력을 없애 줄 뿐 확인을 없애 주지는 않습니다. 계정을 한 번 제대로 짜 두면 이후 월말 마감이 훨씬 짧아집니다.